Wat te doen bij een risico, incident of calamiteit

Bij risico, incident of calamiteit wordt direct door betrokken medewerker actie ondernomen om het risico / de gevolgen voor de cliënt op dat moment te beperken. De volgende stap is melden. Het is de plicht van alle medewerkers om risico’s, incidenten en calamiteiten te melden. Een medewerker moet een melding maken als:

• Hij/zij getuige was;
• Hij/zij direct betrokken was;
• Hij/zij de gevolgen van het (bijna) incident of het risico aantreft;
• De cliënt, familie of bezoek de medewerker vertelt over een (bijna) incident of risico.

Incidenten van cliënten dienen door de betrokken medewerker te worden gemeld bij de zorg- of begeleidings-coördinator en worden geregistreerd in het cliëntdossier en op het F 40.1.2 MIC- MIM formulier. Daarnaast moeten incidenten ook verplicht gemeld worden aan de cliënt (of diens vertegenwoordiger).

Indien de melding een calamiteit betreft, zoals gedefinieerd door de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)/gemeente, wordt deze direct aan zowel directie en IGJ/gemeente gemeld.

De afhandeling

Melden van calamiteiten aan betreffende inspectie

Alle meldingen worden door de directie verzameld. De directie houdt hierbij controle op de juiste registratie van de melding op het meldingsformulier en houdt toezicht op de afhandeling ervan.

Alle ontvangen meldingen worden binnen een termijn van 3 dagen beoordeeld door de directie met behulp van de “Brochure zorgaanbieders: Calamiteiten melden aan de IGJ” op www.igj.nl en de beschrijving in het Programma van Eisen van de gemeenten: ‘Melding calamiteiten en borging van zorg in geval van calamiteit’ (WMO).

Er wordt vervolgens bepaald of er sprake is van een incident of een calamiteit.

Is er direct sprake van een calamiteit, dan meldt de directie dit binnen 3 dagen na vaststelling bij de IGJ (bij zorg vanuit de Zvw en Wlz) en/of gemeente (bij Wmo). Vervolgens wordt de calamiteit binnen 8 weken verder onderzocht. Voor het onderzoek wordt gebruik gemaakt van de PRISMA-methodiek. Het onderzoek wordt uitgevoerd conform de richtlijn calamiteitenrapportage en Artikel 8.7, tweede lid, Uitvoeringsbesluit Wkkgz.

Indien niet direct duidelijk is of er sprake is van een calamiteit, dan onderzoekt de directie binnen 6 weken of de gebeurtenis een incident of een calamiteit betreft.

Wanneer er na deze periode nog altijd twijfel bestaat, dan wordt de gebeurtenis alsnog binnen 3 dagen (na de verstreken onderzoeksperiode van maximaal 6 weken) door de directie gemeld bij de betreffende inspectie. Verbeterpunten worden, indien de analyse daartoe aanleiding geeft, opgenomen in het verbeterregister.

Overige verplichte meldingen aan de IGJ (Zvw en Wlz)

Varlik Zorg & Welzijn meldt ook die situaties bij de IGJ, als uit de analyse van de melding blijkt dat er een incident of calamiteit heeft plaatsgevonden waarbij er sprake is van:

• Geweld in de zorgrelatie (waaronder seksueel misbruik) of;
• Ontslag van een zorgverlener wegens disfunctioneren;

Van geweld in de zorgrelatie is sprake bij:

• Geweld van een zorgverlener jegens een cliënt;
• Geweld van een andere persoon die werkt binnen of in opdracht van Varlik Zorg & Welzijn jegens een cliënt;
• Geweld tussen cliënten onderling als zij beiden minimaal een dagdeel in de zorginstelling verblijven.

Registratie vindt plaats in het personeelsdossier en verbeterpunten worden, indien de analyse daartoe aanleiding geeft, opgenomen in het verbeterregister. Afhandeling vindt plaats zoals omschreven onder paragraaf 6.1.

Analyseren van incidenten en risico’s en verbeteren

Varlik Zorg & Welzijn hecht veel waarde aan een veilige meldcultuur. Elk kwartaal worden alle meldingen van de afgelopen periode geanalyseerd door de directie. Er wordt gekeken of er sprake is van trends en de informatie wordt gespiegeld aan voorgaande jaren en waar mogelijk aan collega-organisaties. Hierbij staat het leren centraal. Vervolgens worden de verbeteracties bepaald. De directie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de verbeteracties. De analyse en de verbeteraanbevelingen worden door de directie vastgelegd in een verslag en in het verbeterregister (zie P 40.2 Corrigerende maatregelen).

Daarnaast bespreekt de directie de resultaten met de medewerkers en worden de resultaten door de directie meegenomen in de directiebeoordeling (zie RP Directiebeoordeling in Rapportages).

Referenties

• Brochure zorgaanbieders: Calamiteiten melden aan de IGJ, versie 07-01-2020
• Richtlijn calamiteitenrapportage, versie 21-10-2019
• P 40.2 Corrigerende maatregelen
• F 40.1.2 MIC- MIM formulier
• RP Directiebeoordeling